Vitale Vakantieparken Drenthe (VVP Drenthe) maakt onderdeel uit van een landelijk programma dat in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) de kwaliteit van vakantieparken helpt te optimaliseren. Elke provincie hanteert daarin een eigen aanpak. Om onderling kennis en ervaring uit te wisselen werd vorig jaar een landelijk congres georganiseerd. Plaats van handeling: Congrescentrum De Bonte Wever in Assen.

300 deelnemers
Statement was van begin tot eind betrokken bij de organisatie van dit congres. We hielpen bij de locatiekeuze, de programmering, de techniek en uiteraard bij de PR en communicatie. Via de Statement Uitnodigingstool hebben we ruim 300 deelnemers op naam uitgenodigd en geregistreerd. We stuurden bevestigingen met het definitieve programma erin en de vraag welke van de 20 verschillende deelsessies men wilde volgen. Zo hebben we de organisatie volledig ontzorgd. Onze opdrachtgever ontving keurige lijsten met de namen van alle deelnemers aan zowel het plenaire programma als aan alle deelsessies.

Digitale goodiebag
Het congres begon meteen feestelijk met een spectaculaire lasershow en een inleidende film. Ook alle sprekers en podiumdiscussies werden ingeleid met korte filmpjes die wij vooraf op vakantieparken door het hele land hadden geproduceerd. Ook verzorgden wij de master powerpointpresentatie, waarin alle slides, titels en films naadloos in elkaar overliepen, de integrale filmregistratie van het congres en een aftermovie met sfeerreportage en korte quotes van deelnemers. Die stuurden we na afloop naar alle deelnemers toe in een digitale goodiebag. Die was gevuld met foto’s, films en presentaties van het congres. Bovendien kregen deelnemers ook het jaarverslag van VVP Drenthe mee in de vorm van een glossy magazine vol verhalen van stakeholders.