Statement pleit voor jaarverslagen die in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar verschijnen. Alleen dán zijn ze nog relevant en spreken ze nog enigszins tot de verbeelding. Natuurlijk is de planning van jaarverslagen vaak afhankelijk van het vrijgeven van de financiële resultaten en de accountantsverklaring. Toch is dat jammer: de meeste ontvangers zitten immers helemaal niet te wachten op de accountantsverklaring. Ons advies: koppel het publiceren van het jaarverslag los van de accountantsverklaring. Breng vóór 1 maart een 'populair' jaarverslag uit - in een grote oplage - met alle ontwikkelingen, feiten en cijfers voor zover die bekend zijn. En breng voor de zomer het officiële jaarverslag uit - in een kleinere oplage - met de financiële verantwoording en de accountantsverklaring.
Doorlopend proces
Om het jaarverslag in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar te kunnen publiceren is het wel noodzakelijk om vroeg te beginnen. Ons voorstel: maak er een doorlopend proces van. Dat houdt in dat we nu al beginnen met het invullen van de belangrijkste thema’s en het documenteren van ontwikkelingen. Dat heeft twee voordelen: door al in het lopende jaar te starten met de verslaglegging, trek je het productieproces aanzienlijk naar voren. Bovendien leg je de ontwikkelingen vast op het moment dat ze daadwerkelijk gebeuren. Dat maakt het jaarverslag veel actueler, persoonlijker en levendiger. De lezer blikt niet terug, hij is erbij! Statement sluit service-overeenkomsten met opdrachtgevers, waarin we afspreken welke gebeurtenissen we wanneer, in welke intervallen en op welke manier (tekst, fotografie, film) documenteren.
Meerdere versies
Relevantie is een relatief begrip. Verschillende doelgroepen vragen immers om verschillende soorten informatie. In de praktijk gaat het om subtiele verschillen in tone-of-voice, standpunt en benadering. Dankzij de huidige technieken is het prima te doen om meerdere versies te maken, bijvoorbeeld een business-to-business en een business-to-consumer versie. Of een financieel getinte versie voor bestuur, toezichthouders, banken en accountants en een audiovisuele variant voor jongere doelgroepen en mensen die kort en krachtig geïnformeerd willen worden, bijvoorbeeld via internet.
Praten?
Statement heeft de afgelopen jaren een aantal bijzondere jaarverslagen mogen produceren. Wij laten deze graag eens aan u zien, tijdens een gesprek over mogelijke verbeteringen, qua formats, redactieformules, planning en financiën. Ook doen we graag een voorstel voor de eerstvolgende editie van úw jaarverslag. Onze stelling: er is vaak meer mogelijk dan u denkt. Zelfs met gelijk budget. Sterker nog: vaak zijn er interessante besparingen mogelijk op productie, druk- en distributiekosten. Interesse? Neem contact met ons op.
Lees onze tips voor duurzame jaarverslagen
Lees onze tips voor soepele jaarverslagen
|
